Hiện nay, khi đi làm trong môi trường công sở, văn phòng, chuyện trao đổi qua email là rất cần thiết giữa chúng ta với khách hàng hoặc với đồng nghiệp. Tuy nhiên, đôi khi chúng ta sẽ bối rối với việc viết một bức email trong kinh doanh (emails in the business), làm thế nào chúng ta có thể viết nó theo cách lịch sự, trang trọng nhưng vẫn dễ hiểu. Dưới đây sẽ là 7 mẹo nhanh có thể giúp chúng ta viết email tốt hơn.
Xem thêm: toeic test online
1. Tiêu đề ngắn gọn (Short Title)
Bằng cách đọc tiêu đề thư của bạn, người nhận có thể dễ dàng biết được nội dung thư của bạn.
Tiêu đề mẫu :
- Summary of Friday's Staff Meeting
- 4th Quarter Financial Report
- Follow-up the May 3rd Conference Call
- Questions about New Position
2. Nội dung ngắn gọn và xúc tích (Short and Specific)
Nội dung thư nên đúng chủ đề và ngắn gọn. Người đọc có thể nhanh chóng hiểu được mục tiêu và điểm mấu chốt của thư.
Ví dụ:
- Attached are the files you requested.
- Below are the answer to your inquiry.
- Please see budget proposal for the Harper Account.
3. Formal vs. Informal Emails
Khi giải quyết vấn đề của khách hàng, bạn nên giữ cho thư tín trang trọng. (Formal)
Ví dụ:
- Formal: I have attached the report that you requested. Please let me know if you have any questions.
- Formal: Thank you for taking time to meet with us last Thursday. I have attached the proposal we discussed. Please let me know if you have any questions.
Khi gửi email với đồng nghiệp, bạn có thể dùng giọng văn thông thường hơn. (Informal)
Ví dụ:
- Informal: The report is attached. Question?
- Informal: Proposal from Thur.'s Meeting is attached. Let me know if you have questions.
Xem thêm: câu bị động
4. Những câu hữu ích để kết thúc email
Ví dụ:
- Thank you for your time and attention to this matter.
- Thank you for considering my request.
- I appreciate your help with this situation.
- Thank you for taking the time to read this email.
- Thank you for replying quickly.
- I hope to resolve this quickly.
- Thank you for addressing this matter in a timely fashion.
- Don't hesitate to contact me with any questions or concerns.
- Your effort is appreciated.
5. Chữ ký của email nên có thông tin liên lạc của bạn
Chữ ký email nên có tên của bạn, địa chỉ email, số điện thoại, fax, địa chỉ liên hệ, website hoặc những thông tin cần thiết khác. Bạn có thể tự động hóa để chèn những thông tin này ở cuối email.
Ví dụ:
.....( Email content) .....
Sincerely,
John Smith
Senior Branding Manager
West Marketing Solutions
6. Đọc lại nội dung email trước khi gửi đi
Kiểm tra lỗi chính tả, dấu câu và đọc lại email để chỉnh sửa lỗi trước khi bạn gửi chúng đi. Một email có nhiều lỗi sẽ cho thấy sự không chuyên nghiệp của bạn.
7. Trả lời tất cả các email trong vòng 24 giờ
Trả lời thư nhanh chóng cũng là cách quan trọng để cho khách hàng và đồng nghiệp thấy được sự chu đáo, quan tâm và sự tôn trọng của bạn đến nhu cầu và thời gian của họ. Nếu bạn nhận được một email cần phải trả lời lại nhưng bạn không thể hồi đáp trong vòng 24 giờ thì bạn nên gửi một email xác nhận lại.
Ví dụ:
- I received your email. I am presently working on your request and will get back to you with a summary in 2-3 days. Thank you for your patience and understanding.
By acknowledging that you received the email and that it will take you extra time the person that sent the request will know that you are working on the matter.
Nếu bạn không có mặt ở văn phòng hoặc đang trong kì nghỉ thì có thể đặt thư trả lời tự động gửi đến cho mọi người.
Ví dụ:
- Thanks for your email. I will be out of the office Tuesday, April 5th and Wednesday, April 6th. I will be back in the office on Thursday, April 7th. If you have something that needs to be immediately taken care of please call my colleague Amber Wilson at 458-478-5512. Thank you.
Bây giờ bạn có thể hiểu rõ hơn định dạng của một "Business Email" và có thể hoàn thành tốt công việc với khách hàng và đồng nghiệp mà không lo sự thiếu chuyên nghiệp xảy ra. Wink
Xem thêm: cách đọc bảng chữ cái tiếng anh